“孩子高中畢業(yè)后去國外讀書，學(xué)籍檔案該咋辦？總不能把檔案拿在自己手里吧？”近日，太原市民賈女士為女兒的學(xué)籍檔案處理問題犯了愁。檔案涉及今后考試、職稱評定、社保辦理等各種事項，應(yīng)該妥善處理。9月9日，山西晚報·山河+記者針對大家普遍關(guān)注的檔案存放、流轉(zhuǎn)、補(bǔ)辦等熱點(diǎn)問題，結(jié)合人社部門專業(yè)解答，整理出這份實(shí)用指南。
檔案是個人經(jīng)歷也是人事管理依據(jù)
問：什么是畢業(yè)生檔案？
答：畢業(yè)生檔案是學(xué)生畢業(yè)前家庭情況、學(xué)習(xí)成績、身體狀況等的文字記載材料，是用人單位選拔、聘用畢業(yè)生的重要依據(jù)。在校時叫學(xué)籍檔案，畢業(yè)后叫人事檔案?？偟膩碚f，它是個人經(jīng)歷的記錄，也是人事管理和服務(wù)的依據(jù)。
一般情況下，檔案里主要有畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績單、在校期間的獎懲材料、入團(tuán)入黨志愿書、畢業(yè)離校前的體檢表以及畢業(yè)生報到通知書等材料。
問：檔案有什么作用？
答：檔案除了供用人單位考察錄用人員之外，也是維護(hù)個人權(quán)益和福利的憑證，無論是工作調(diào)動、考研、公務(wù)員招考，還是職稱評審、考資格證、工齡認(rèn)定、社保辦理、住房補(bǔ)貼發(fā)放、入黨、辦理退休等，都要用到它。
人事檔案不能自己保管，須按要求轉(zhuǎn)遞
問：什么樣的機(jī)構(gòu)可存放畢業(yè)生檔案？
答：機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位人事部門可以存放畢業(yè)生人事檔案?？h級以上（含縣級）人社部門所屬公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以及經(jīng)省級人力資源和社會保障部門授權(quán)管理流動人員人事檔案的機(jī)構(gòu)，可保管在非公單位就業(yè)和離校未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案。
高校畢業(yè)生離校時由高校根據(jù)其就業(yè)去向轉(zhuǎn)遞檔案。到機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位就業(yè)或定向招生就業(yè)的，檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或定向單位進(jìn)行保管。到非公單位就業(yè)、靈活就業(yè)及自主創(chuàng)業(yè)的，檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)創(chuàng)業(yè)地或戶籍地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管。暫未就業(yè)或打算繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的畢業(yè)生，可根據(jù)本人意愿轉(zhuǎn)遞至戶籍地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管，或按規(guī)定在原高校保留兩年。（假如兩年之后還未調(diào)動，原學(xué)?？梢赞D(zhuǎn)遞至其戶籍地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。）
問：畢業(yè)生可以自行保管人事檔案嗎？
答：不可以。有關(guān)部門明確規(guī)定，嚴(yán)禁個人保管自己的人事檔案。因為人事檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有重要的法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。若由個人保管，信息泄露風(fēng)險將大大增加。從真實(shí)性保障層面而言，檔案在流轉(zhuǎn)過程中，每一次材料的添加、審核都需要經(jīng)過正規(guī)渠道，由相關(guān)部門進(jìn)行蓋章確認(rèn)，以此保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。倘若個人保管檔案，就難以保證檔案未被私自篡改。
問：畢業(yè)生檔案存放收取費(fèi)用嗎？
答：不收取。自2015年1月1日起，已取消收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目的費(fèi)用。
高中畢業(yè)出國留學(xué)，學(xué)籍檔案這樣處理
問：高中畢業(yè)生檔案可以自己保管嗎？
答：高中畢業(yè)生學(xué)籍檔案，通常會轉(zhuǎn)遞到升學(xué)高校。如果高中畢業(yè)后沒有在國內(nèi)升學(xué)，檔案可能在學(xué)校保管，也可能在自己手里。太原市人社部門工作人員解釋，通常情況下，高中學(xué)校不會主動把檔案送到當(dāng)?shù)厝瞬艡C(jī)構(gòu)保管。打算復(fù)讀的高中畢業(yè)生，可以和原高中協(xié)商，繼續(xù)由學(xué)校保留學(xué)籍檔案，直到升學(xué)。已在國（境）外就讀尚未取得學(xué)歷學(xué)位的學(xué)生，可以申請將高中檔案委托戶籍地的公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)保管。辦理檔案托管手續(xù)時，需要攜帶身份證、戶口簿、護(hù)照、錄取通知書、學(xué)生證及畢業(yè)證書等材料。也可以將高中學(xué)籍檔案保管至中國留學(xué)服務(wù)中心，回國后進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證和人事檔案完善。若有先就業(yè)計劃，可申請由高中學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)遞至戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)托管，待后續(xù)找到工作，由新單位出具檔案調(diào)函，到托管機(jī)構(gòu)辦理檔案轉(zhuǎn)遞即可。
如果短期內(nèi)沒有明確規(guī)劃，高中學(xué)籍檔案也可暫時保管在自己手中。上述工作人員進(jìn)一步解釋，學(xué)生畢業(yè)后，部分高中會通知畢業(yè)生來校領(lǐng)取學(xué)籍檔案。學(xué)生和家長一定要妥善保管，不要盲目打開檔案袋。等升學(xué)、就業(yè)或者留學(xué)畢業(yè)歸來，再按照相關(guān)要求前往公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理建檔或檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。“通常不建議自己保管檔案（部分機(jī)構(gòu)不接收個人送達(dá)的檔案），最好是和畢業(yè)學(xué)校協(xié)商，按規(guī)定通過機(jī)要通信或郵政特快專遞渠道將檔案轉(zhuǎn)遞到戶籍地公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)?！惫ぷ魅藛T說。
檔案“找不到”或遺失可分情況解決
問：檔案“找不到”或者遺失怎么辦？
答：很多人會遇到“畢業(yè)多年不知道檔案在哪”“檔案在轉(zhuǎn)遞中丟失”等問題，通常分為兩種情況。
情況一：已經(jīng)畢業(yè)多年，一直就沒管過檔案，完全不知道自己檔案在哪里。先不要慌，檔案在這種情況下應(yīng)該還能找到：如果你畢業(yè)還沒超過2年，回學(xué)校問問相應(yīng)的檔案負(fù)責(zé)人；如果畢業(yè)超過了2年，可到生源所在地的省、市學(xué)生發(fā)展中心或當(dāng)?shù)毓簿蜆I(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)查詢。
情況二：檔案在調(diào)檔途中或者自己手里丟失。這種情況基本就是檔案丟失了，只能去補(bǔ)辦檔案。首先，需要在你所在單位辦理一份檔案遺失證明；然后，按照檔案內(nèi)需要的材料一一補(bǔ)辦。
我省各級公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)有檔案服務(wù)窗口，若有疑問，可撥打當(dāng)?shù)厝松绶?wù)熱線12333咨詢，或直接前往戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)場咨詢，工作人員會提供一對一指導(dǎo)。
山西晚報·山河+記者 武佳
（責(zé)任編輯：梁艷）
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